Betriebskostenabrechnung

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Betriebskostenabrechnung

Als Betriebskosten bezeichnet man im Mietrecht gem. § 1 Abs. 1 BetrKV alle Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. § 2 BetrKV listet die allgemeinen Betriebskostenarten auf. Hierzu gehören z.B. die Kosten der Wasserversorgung, Heizung oder Gebäudereinigung.
Grundsätzlich sind die Betriebskosten vom Vermieter zu zahlen. Gleichwohl wird zumeist im Mietvertrag vereinbart, dass die Betriebskosten auf die jeweiligen Mieter umgelegt werden. Ein Rechtsanwalt oder Fachanwalt wird im Mietrecht häufig zu der Frage beauftragt, ob die Betriebskostenabrechnung ordnungsgemäß erstellt ist und die Betriebskosten richtig umgelegt wurden.

Ob der Mieter tatsächlich verpflichtet ist, den vom Vermieter geforderten Nachzahlungsbetrag zu leisten, lässt sich oft erst nach der Einsichtnahme in die der Betriebskostenabrechnung zu Grunde liegenden Belege entscheiden. Aber bereits aus der Betriebskostenabrechnung kann der Rechtsanwalt erkennen, ob der Vermieter einen zulässigen Abrechnungszeitraum gewählt hat (der ein Jahr nicht überschreiten darf), ob der vereinbarte Umlagemaßstab beachtet wurde, ob in einem gemischt genutzten Objekt ein Vorwegabzug hinsichtlich der Betriebskosten, die auf Gewerbeflächen entfielen, erfolgte oder die Betriebskosten der Versorgung mit Wärme oder Warmwasser entgegen den Vorschriften der Heizkostenverordnung abgerechnet wurden. Sollte keine verbrauchsabhängige nach den Vorschriften der Heizkostenverordnung erstellte Heizkostenabrechnung vorliegen, hat der Mieter das Recht, den auf ihn entfallenden Anteil um 15 % zu kürzen. Auf dieses Kürzungsrecht muss er oder sein Rechtsanwalt sich aber berufen.

A. Formen der Betriebskostenumlage

Zunächst hat der mit der Prüfung der Betriebskostenabrechnung beauftragte Rechtsanwalt anhand des Mietvertrages festzustellen, welche Form der Betriebkostenumlage vereinbart wurde. Die Vereinbarung der Umlage der Betriebskosten kann im Mietvertrag als Betriebskostenpauschale oder als Betriebskostenvorauszahlung vereinbart werden.

1. Betriebskostenpauschale

Gemäß § 560 BGB ist es möglich, dass die Betriebskosten mit der Zahlung einer monatlichen Pauschale durch den Mieter abgegolten werden. Das muss jedoch im Mietvertrag konkret vereinbart werden. Mit der Zahlung des vereinbarten Pauschalbetrages sind dann alle Betriebskosten abgegolten, selbst wenn die tatsächlichen Betriebskosten den gezahlten Pauschalbetrag überschreiten. Gleiches gilt bei einer etwaigen Überzahlung. Eine Rückzahlung oder eine Nachzahlung von Betriebskosten findet hier nicht statt. Aus diesem Grund ist der Vermieter bei der Vereinbarung einer Betriebskostenpauschale auch nicht verpflichtet, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen.

2. Betriebskostenvorauszahlung

Die Vereinbarung von monatlichen Abschlagszahlungen mit einer jährlichen Betriebskostenabrechnung, ist im Mietrecht der Regelfall. Eine Erhöhung der monatlichen Betriebskostenvorauszahlungen darf hier nur nach einer Abrechnung über die entstandenen Betriebskosten verlangt werden (§ 560 Abs. 4 BGB).

B. Betriebskostenumlage

Der Vermieter darf im Mietrecht nur solche Kosten auf den Mieter umlegen, die Betriebskosten darstellen. Ob es sich bei den angefallenen Kosten überhaupt um Betriebskosten handelt, hängt im Wesentlichen von den drei folgenden Faktoren ab.

1. Betriebskosten

a) Betriebskosten müssen laufend und regelmäßig anfallen. Dabei ist es unwesentlich, ob diese monatlich oder jährlich entstehen. Auch ein mehrjähriger Turnus ist denkbar (BGH 14.02.07, Az. VIII ZR 123/06).

b) Betriebskosten dürfen nur abgerechnet werden, wenn sie in ihrer Höhe tatsächlich feststehen oder mit ihrer Entstehung fest gerechnet werden kann. Dabei muss es sich auch tatsächlich um Betriebskosten handeln. Rücklagen für künftig anfallende Betriebskosten gehören nicht zu den Betriebskosten.

c) Zudem muss im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart sein, dass die Betriebskosten zusätzlich zur Grundmiete zu zahlen sind. Dort sollte genau festgelegt sein, was zu zahlen ist. Allgemeine Vertragsvereinbarungen wie „der Mieter trägt die üblichen Betriebskosten“ sind nicht ausreichend. Die Betriebskostenarten müssen einzeln in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt sein (BGH 14.07.04, Az. VIII ZR 164/03). Das bedeutet, dass die umzulegenden Kostenpositionen, auch wenn es sich um „sonstige Betriebskosten“ handelt, einzeln genannt und genau in der Betriebskostenabrechnung bezeichnet werden müssen. Ausreichend ist es allerdings, soweit es sich nicht um „sonstige Betriebskosten“ handelt, auf den Betriebskostenkatalog in § 2 BetrKV Bezug zu nehmen. Unklare Formulierungen gehen dabei zu Lasten des Vermieters.
Hat der Vermieter bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung darauf hingewiesen, dass hiermit neue Betriebskosten umgelegt werden, liegt in der Zahlung des Mieters die konkludente Zustimmung zur Änderung der Betriebskostenvereinbarung (BGH 09.07.2014, Az. VIII ZR 36/14).

2. Betriebskostenarten

Das Gesetz nennt in § 2 BetrKV insgesamt 17 verschiedene Betriebskostenarten. Nur diese Betriebskosten sind in der Betriebskostenabrechnung umlagefähig. Die wichtigsten sind unter anderem: Wasserversorgung, Betrieb der zentralen Heizungsanlage, Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs, Schornsteinreinigung und die sogenannten „sonstigen Betriebskosten“ im Sinne von § 1 BetrKV.
Der Betrieb der zentralen Heizungsanlage, der Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage und die verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen sind als „warme Betriebskosten“ abzurechnen. Die übrigen 14 sind „kalte Betriebskosten“. Diese 17 Kostenarten darf der Vermieter zusätzlich zur Miete als Betriebskosten verlangen, wenn sie laufend entstehen und wenn diese vertraglich vereinbart sind.

3. Sonstige Betriebskosten

§ 2 Nr. 17 BetrKV stellt einen Auffangtatbestand dar, der die Umlage von Betriebskosten erlaubt, die in § 2 Nr. 1 – 16 BetrKV nicht erwähnt wurden. Voraussetzung ist, dass die jeweilige Betriebskostenart im Mietvertrag vereinbart wurde.
So können die Wartungskosten der Feuerlöschgeräte für das Prüfen oder Erneuern des Lösch- oder Druckmittels in regelmäßigen Abständen als „sonstige Betriebskosten“ umlegbar sein. Auch die Kosten für die regelmäßige Überwachung und Prüfung von Blitzableitern können als „sonstige Betriebskosten“ umlegbar sein.

Die Kosten der Dachrinnenreinigung können als Betriebskosten in der Betriebskostenabrechnung umlegbar sein, wenn sie laufend anfallen, also z. B. wenn das Haus von hohem Baumbestand umgeben ist. Ist dagegen die Dachrinne verstopft und muss deshalb gereinigt werden, würde es sich um eine einmalige Instandhaltungsmaßnahme handeln, deren Kosten nicht in der Betriebskostenabrechnung umlegbar wären.
Doch es bedarf nach der Rechtsprechung noch einer weiteren Voraussetzung (BGH 07.04.04, Az. VIII ZR 167/03).
Die Kosten der Dachrinnenreinigung sind „sonstige Betriebskosten“ i.S. § 2 BetrKV. Solche Kosten sind nur dann in der Betriebskostenabrechnung umlagefähig, wenn sie im Einzelnen mit dem Mieter vereinbart sind. Es müsste also im Mietvertrag konkret zur Umlage von „sonstigen Betriebskosten“ vereinbart sein, dass hierunter z. B. die Kosten der Dachrinnenreinigung fallen. Dies hatten die Parteien in dem o.g. Urteil nicht vereinbart, weshalb der BGH in diesem Fall die Umlagefähikgeit der Kosten der Dachrinnenreinigung verneinte. Neue Betriebskosten können allerdings auch unter den Voraussetzungen des § 560 Abs. 1 BGB umgelegt werden.

4. Abgrenzung zu anderen Kosten

Es können dem Vermieter jedoch auch laufende Kosten entstehen, die nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten zählen unter anderem:

a) Verwaltungskosten
Zu den Verwaltungskosten gehören die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, Kosten für die gesetzliche oder freiwillige Prüfung des Jahresabschlusses und die Kosten der Geschäftsführung. Hierunter sind also diejenigen Kosten zu verstehen, die der Vermieter selbst oder durch Arbeitskräfte wie Büropersonal zur kaufmännischen und rechtlichen Verwaltung des Gebäudes aufwenden muss.
Vom Vermieter zu zahlende Verwaltungskosten bei Auszug des Mieters, wie Zwischenablesegebühren und Nutzerwechselgebühren, sind deshalb keine Betriebskosten, denn sie entstehen nur einmal bei Auszug des Mieters und nicht regelmäßig (BGH 14.11.2007 Az. VIII ZR 19/07).

b) Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
Darunter sind diejenigen Kosten zu verstehen, die während der Nutzungsdauer des bestimmungsgemäßen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen.

5. Wirtschaftlichkeitsgrundsatz

Nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit sind nur diejenigen Betriebskosten umlegbar, die einer ordnungsgemäßen Wirtschaftsführung entsprechen. Ein Verstoß gegen den Wirtschaftlichkeitsgrundsatz führt dazu, dass der Mieter nicht verpflichtet ist, diese Betriebskostenposition zu bezahlen. Um dies beurteilen zu können, ist von einem vernünftigen Vermieter auszugehen, der ein vertretbares Kosten- und Nutzungsverhältnis im Auge hat (BGH 28.11.07, Az. VIII ZR 243/06). Dabei steht dem Vermieter jedoch ein Entscheidungsspielraum zu. Ein Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot ist z. B. gegeben, wenn:
a) Der Umfang der Betriebskosten zu weit gefasst ist, z.B. bei Wartungsverträgen für Einrichtungen und Anlagen, obwohl diese keinen Wartungsbedarf haben (Türklingel und Gegensprechanlage).
b) Die Höhe der Betriebskosten überzogen ist. Diese Beurteilung ist einzelfallabhängig. So kann ein Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot vorliegen, wenn die Betriebskosten 20% höher sind als im Verhältnis zu den üblichen Kosten. Das kann bei überzogenen Reinigungskosten für ein Wohnhaus der Fall sein. So soll z. B. eine Treppenhausreinigung mehr als einmal wöchentlich als unwirtschaftlich anzusehen sein (AG Rbg, 09. 02. 04, Az. 11 C 3715/03).
Im Mietrechtsstreit reicht es nicht aus, die Einhaltung des Wirtschaftlichkeitsgebotes pauschal zu bestreiten oder auf einen Betriebskostenspiegel zu verweisen. Vielmehr muss der Rechtsanwalt die Verletzung des Wirschaftlichkeitsgrundsatzes darlegen und beweisen.

6. Höhe der Betriebskostenvorauszahlungen

a) Betriebskostenvorauszahlung bei Neuvermietung
Gerade bei Neuvermietungen kann es dazu kommen, dass der Vermieter die Betriebskostenvorauszahlung bewusst möglichst gering hält. Der Vermieter darf auch die Betriebskostenvorauszahlung so niedrig ansetzen wie er es möchte. Auch kann der Vermieter ganz darauf verzichten, Entscheidend ist, dass dem Vermieter keine Pflichtverletzung vorzuwerfen ist. In diesem Fall können die Mieter eine Nachzahlung verweigern bzw. Schadensersatz fordern. Solche Pflichtverletzungen können unter anderem dann gegeben sein, wenn der Vermieter die Angemessenheit der Betiebskosten ausdrücklich zugesichert hat, obwohl er davon Kenntnis hat, dass die verlangte Betriebskostenvorauszahlung zu gering ist (BGH, 11.02.04, Az. 195/03).

b) Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen
Eine Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen ist im Mietrecht möglich. Jedoch darf die Anpassung nur die voraussichtlichen tatsächlichen Betriebskosten des Folgejahrs umfassen. Als Berechnungsgrundlage dient dabei das bereits abgelaufene Jahr. Sollte die Betriebskostenabrechnung höher ausfallen als der durch die Summe der Betriebskostenvorauszahlungen abgedeckte Betrag, so ist neben einer Nachzahlung für das abgerechnete Jahr, eine Anpassung der Vorauszahlungen für das Folgejahr möglich. Hierbei ist die Betriebskostenabrechnung durch zwölf zu teilen. Das Ergebnis bildet die neue monatliche Vorauszahlung für das Folgejahr.
Darüber hinaus darf eine Anpassung nur auf konkret zu erwartenden Entwicklungen der Betriebskosten (angekündigte Preissteigerungen usw.) basieren. Eine weitergehende Anpassung beispielsweise einer pauschalen 10 %-igen  Erhöhung in Form eines Sicherheitszuschlages ist unzulässig (BGH 28.09.11, Az. VIII ZR 294/10).

C. Betriebskostenabrechnung

Im Mietrecht wird danach unterschieden, ob eine Betriebskostenabrechnung formell mangelhaft oder nur inhaltlich falsch ist. Eine formell falsche Abrechnung kann nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht mehr berichtigt werden. Eine nur inhaltlich falsche Abrechnung kann auch nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes berichtigt werden, allerdings nur bis zur Höhe des bisherigen Abrechnungsergebnisses und nicht zur Begründung weiterer Nachforderungen.

Die Betriebskostenabrechnung ist formell ordnungsgemäß, wenn sie von einem durchschnittlichen Mieter verstanden werden kann und mindestens folgende Angaben enthält:
-eine Zusammenstellung der Gesamtkosten für die ganze Liegenschaft, über die abgerechnet werden soll,
-die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,
-die Berechnung des Anteils, der auf die vermietete Wohnung jeweils entfällt und den der Mieter tragen soll (für jede Betriebskostenart) und
-den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.
Erfüllt eine Betriebskostenabrechnung nur eine dieser Forderungen nicht, ist diese bereits formell unwirksam und wird aus diesem Grund nicht fällig (BGH 23.11.1981 Az. VIII ZR 298/80).

1. Nachvollziehbarkeit der Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung muss nachvollziehbar sein. Das heißt, sie muss aus sich heraus verständlich und nachrechenbar sein (AG Leipzig 11.05.04 Az. 168 C 12477/03). Die Betriebskosten müssen so bestimmt bezeichnet sein, dass sie bei einer Prüfung der Belege leicht zuzuordnen sind. Insgesamt ist eine Betriebskostenabrechnung verständlich und formell ordnungsgemäß, wenn ein durchschnittlicher Mieter ohne Beratung durch einen Rechtsanwalt in der Lage ist, die Art des Verteilerschlüssels der einzelnen Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an den Gesamtkosten rechnerisch nachzuprüfen (BGH 19.11.08, Az. VIII ZR 295/07).
Eine Abrechnung, die die Positionen Straßenreinigung und Grundsteuer zusammenfasst, wäre hinsichtlich dieser Position – nicht aber die ganze Betriebskostenabrechnung – formell unwirksam (BGH 24.01.2017 Az. VIII ZR 285/15). Gleiches gilt, wenn die Positionen „Straßenreinigung/Müllbeseitigung/Schornsteinreinigung“ oder „Wasserversorgung/Strom“ oder „Hausmeister/Gebäudereinigung/Gartenpflege“ zusammengefasst werden (BGH 22.09.2010 Az. VIII ZR 285/09).
Hat der Vermieter trotz Nachbesserungen bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist keine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erstellt, kann er Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung nicht mehr geltend machen (AG Leipzig 08.09.03 Az. 19 C 12515/02, LG Leipzig 03.09.2004 Az. 12 S 2867/04).

2. Verteilerschlüssel (Umlagemaßstab)

Der Vermieter muss die abzurechnenden Beträge immer auf den gesetzlichen bzw. mietvertraglich vereinbarten Umlagemaßstab beziehen. Der Vermieter darf einen mietvertraglich vereinbarten Verteilerschlüssel nicht nachträglich einseitig ändern (LG Leipzig 10.01.02 Az. 12 S 6001/01). Ist der Verteilerschlüssel völlig unverständlich, stellt das einen formellen Fehler innerhalb der Betriebskostenabrechnung dar, der zur Unwirksamkeit der Abrechnung führt (BGH 09.04.08, Az. VIII ZR 84/07).
Bei mehreren Mietern innerhalb eines Hauses oder einer Wirtschaftseinheit müssen die innerhalb einer Abrechnungsperiode angefallenen Gesamtkosten im Einzelnen aufgeführt und auf die Wohnungen verteilt werden. Dabei kann die Aufteilung nach der Wohnfläche, der Zahl der Nutzer, den Wohneinheiten oder nach dem Verbrauch erfolgen.

a) Wohnfläche

Enthält der Mietvertrag keine Aussagen über den Verteilerschlüssel, so sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der im Mietvertrag vereinbarten Wohnfläche umzulegen (§ 556a BGB). Stimmt die tatsächliche Wohnfläche nicht mit der vereinbarten Wohnfläche überein, kann der Vermieter dennoch nach der vereinbarten Wohnfläche abrechnen, solange die Abweichung nicht mehr als 10 Prozent beträgt (BGH 31.10.2007 Az. VIII ZR 261/06 – siehe aber BGH 18.11.2015 Az. VIII ZR 266/14).

b) Heiz- und Warmwasserkosten

Die sogenannten „warmen Betriebskosten“ sind verbrauchsabhängig nach der Heizkostenverordnung (HKVO) zu berechnen. Pauschalen oder Berechnungsschlüssel finden hier keine Anwendung (LG Leipzig 09.03.2017 Az. 01 S 330/16). Vielmehr hat der Vermieter dafür zu sorgen, dass der tatsächliche Verbrauch genau erfasst wird und die dazu nötigen Systeme regelmäßig, also mindestens einmal jährlich, abgelesen werden. Der Termin, wann die Daten abgelesen werden, muss mindestens eine Woche vorher angekündigt werden.
Ist die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heizkosten nicht möglich, etwa weil das Messgerät ausgefallen ist, kann nach der Gradzahlmethode oder nach der Wohnfläche abgerechnet werden (BGH 16.11.2005 Az. VIII ZR 373/04). Werden nicht mehr als 20 Prozent der Verbrauchseinheiten des Wärmeverbrauchs erfasst, weil die Heizungsleitungen frei liegen, ist der Wärmeverbrauch nach den anerkannten Regeln der Technik zu bestimmen (LG Leipzig 01.07.2016 Az. 02 S 104/16). Die Abrechnung nach Wohnfläche darf allerdings nur mit einem Abschlag von 15 Prozent erfolgen (§ 12 HKVO, BGH 31.10.2007 Az. VIII ZR 261/06). Gleiches gilt für die Warmwasserkosten, wenn diese nicht mit einem Wärmezähler gemessen werden (§ 9 Abs. 2 HKVO).

c) Leerstand

Ob die für leerstehende Wohnungen anfallenden Kosten als Betriebskosten umgelegt werden dürfen, ist nach den Umständen des Einzelfalls durch das Gericht zu entscheiden. So kann es in Betracht kommen, auch für die Zeiten des Leerstandes eine Beteiligung des Vermieters an den Leerstandskosten zu erreichen (BGH 08.01.2013 Az. VIII ZR 180/12). Diese Kosten und das Risiko von Leerstand trägt der Eigentümer (KG Bln. 08.07.10, Az. 12 U 26/09).

3. Abrechnungszeitraum

Die Betriebskostenabrechnung muss sich auf einen bestimmten Abrechnungszeitraum beziehen. Dabei darf dieser Zeitraum höchstens ein Jahr betragen, wobei der Vermieter nicht an das Kalenderjahr gebunden ist. Erfolgt eine Betriebskostenabrechnung für einen längeren Zeitraum als 365 Tage, macht das die Betriebskostenabrechnung formell unwirksam (LG Leipzig 17.06.2004 Az. 12 S 1657/04).

4. Zugang der Betriebskostenabrechnung

Eine Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes zugehen. Nach Ablauf dieser Frist ist der Vermieter mit der Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, er hat die verspätete Betriebskostenabrechnung nicht zu vertreten. In einem Rechtsstreit muss der Vermieter oder sein Rechtsanwalt den rechtzeitigen Zugang der Betriebskostenabrechnung beweisen (LG Leipzig 12.01.2005 Az. 12 S 616/05).
Das Ergebnis der Abrechnung kann grundsätzlich nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht mehr zum Nachteil des Mieters geändert werden (BGH 12.12.2007 Az. VIII ZR 190/06).

D. Prüfung der Betriebskostenabrechnung

1. Belegeinsicht zur Betriebskostenabrechnung

Überwiegend ist eine Belegeinsicht erforderlich, bevor der Rechtsanwalt prüfen kann, in welcher Höhe die Betriebskostennachzahlung tatsächlich berechtigt ist. Der Mieter kann nicht verlangen, dass ihm die Belege der Abrechnung übersandt werden (BGH 08.03.2006 Az. VIII ZR 78/05). Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn dem Mieter die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlangen in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann. Das wird z. B. dann der Fall sein, wenn zum Ort der Hausverwaltung eine längere Anreise durch den Mieter erforderlich wäre. Dann kann ausnahmsweise die Übersendung von Kopien zur Betriebskostenabrechnung durch den Mieter oder den Rechtsanwalt verlangt werden. Aber auch hier kann der Vermieter die Übersendung davon abhängig machen, dass der Mieter die Kosten der Anfertigung der Kopien in einer angemessenen Höhe übernimmt und er darf den Kostenvorschuss vor Übersendung verlangen (LG Leipzig 17.03.05 Az. 12 S 7349/04).
Der Mieter darf die Nutzerdaten aller Nutzer einsehen, wenn er nicht anders nachvollziehen kann, ob die Verteilung der Kosten gerechtfertigt ist.
Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht, kann der Mieter sowohl den Nachzahlungsbetrag aus der Betriebskostenabrechnung zurückbehalten, als auch die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen für Heizung und Warmwasser, wenn nicht Einsicht in den Wärmelieferungsvertrag gewährt wird (BGH 22.11.2011 Az. VIII ZR 38/11, AG Leipzig 02.06.2006 Az. 163 C 739/06).

2. Mitteilung von Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung

Einwände gegen die Betriebskostenabrechnung sind dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung, durch den Mieter oder einem mit der Prüfung der Betriebskostenabrechnung befassten Rechtsanwalt, mitzuteilen. Nach dem Ablauf dieser Frist ist der Mieter mit dem Vorbringen von Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung ausgeschlossen.
Sollte ein- und derselbe Fehler jährlich wiederkehrend in der Betriebskostenabrechnung auftreten, so genügt es nicht, diesen einmal anzumahnen. Vielmehr müssen Mängel in der Betriebskostenabrechnung jedes Jahr neu und fristgerecht vom Mieter geltend gemacht werden (BGH 12.05.2010 Az. VIII ZR 185/09).

3. Rechte bei unterlassener Abrechnung

Rechnet der Vermieter nicht fristgemäß über die Betriebskosten ab, kann der Anwalt den Abrechnungsanspruch gerichtlich geltend machen. Der Mieter kann auch, ab dem ersten Monat, der auf die Abrechnungsfrist folgt, ein Zurückbehaltungsrecht an den Betriebskostenvorauszahlungen geltend machen (BGH 20.01.2015 Az. VIII ZR 208/14). Nach dem Ende des Mietverhältnisses ist es auch möglich, die Vorauszahlungen zurückzuverlangen, allerdings nur dann, wenn der Mieter im laufenden Mietverhältnis nicht die Möglichkeit hatte, sein Zurückbehaltungsrecht durchzusetzen (BGH 29.09.2012 Az. VIII ZR 315/11).

4. Prüfung der Betriebskosten mit dem Betriebskostenspiegel in Leipzig

Die Stadt Leipzig hat 2014 einen Betriebskostenspiegel erstellt. Mit dem Betriebskostenspiegel ist es möglich, sich einen Überblick über die üblicherweise anfallenden Betriebskosten in Leipzig zu verschaffen. Er enthält auch einen Ausblick über die voraussichtliche zukünftige Entwicklung der Betriebskosten in Leipzig. Die Betriebskostenbroschüre kann somit helfen, fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen zu überprüfen. Der Betriebskostenspiegel der Stadt Leipzig ist allerdings kein Beweismittel vor Gericht, dass die Betriebskosten falsch abgerechnet sind oder der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz (s. B 5) bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung nicht eingehalten wurde (BGH 06.07.2011, Az. VIII ZR 340/10). Der Betriebskostenspiegel kann gegen eine Schutzgebühr von 2,- EUR bei den Bürgerämtern in Leipzig bezogen werden. Die Stadt Leipzig bietet den Betriebskostenspiegel auf ihrer Internetpräsenz auch kostenfrei zum Download an.

E. Rechtsprechung zur Umlagefähigkeit einzelner Betriebskostenpositionen

1. Aufzugskosten

Es war im Mietrecht lange streitig, ob ein Mieter im Erdgeschoss bei der Betriebskostenabrechnung an den Aufzugskosten beteiligt werden kann, obwohl er von dem Aufzug keinen Nutzen hat. Diese Frage wurde von der Rechtsprechung entschieden (BGH 20.09.06 Az. VIII ZR 103/06).
Danach ist eine Klausel im Formularmietvertrag wirksam, in der der Mieter im Erdgeschoss an den Aufzugskosten beteiligt wird.
Die Begründung des BGH ist einleuchtend. Es ist nicht praktikabel, eine Umlage der Aufzugskosten nach Verursachung oder tatsächlicher Nutzung vorzunehmen, denn das wird kaum eindeutig feststellbar sein. Deshalb kommt nur eine gleichmäßige Kostenverteilung, z. B. nach Wohnfläche in Betracht.

2. Hausmeisterkosten

Hausmeisterkosten sind nur soweit im Rahmen der Betriebskostenabrechnung umlagefähig, als tatsächlich auch nur Hausmeisterarbeiten erledigt wurden. Hierzu gehören typischerweise Wartungsarbeiten, Hausreinigung oder Gartenpflege. Nicht umlagefähig ist aber der Teil der Hausmeistertätigkeiten, die den Bereich der Instandhaltung, Instandsetzung und Verwaltung des Wohnhauses betrifft.
Werden auch solche Arbeiten vom Hausmeister erledigt, reicht auch ein pauschaler und geschätzter Abzug des Vermieters, etwa 10% Abzug im Rahmen der Betriebskostenabrechnung, nicht aus. Vielmehr muss in einem solchen Fall konkret vom Vermieter oder seinen Rechtsanwalt dargelegt werden, in welchem Umfang die  Arbeiten des Hausmeisters umlagefähig sind. Es müssen also die einzelnen Tätigkeiten, z. B. Hausreinigung, nach dem tatsächlichen Aufwand erklärt werden (BGH 20.02.08, Az. VIII ZR 27/07).
Den Mieter bzw. sein Rechtsanwalt obliegt die Darlegungs- und Beweislast für einen Verstoß gegen den Wirtschaftlichkeitsgrundsatz bei den Hausmeisterkosten. Der Anwalt muss darlegen, dass entsprechend der örtlichen Gegebenheiten gleichwertige Leistungen erheblich kostengünstiger verfügbar gewesen wären (LG Leipzig 23.06.2017 Az. 01 S 312/16).

3. Grundsteuer

Ein sehr mieterfreundliches Urteil fällte der BGH zur Umlage der Grundsteuer (BGH 26.05.04 Az. VIII ZR 169/03).
Es handelte sich um eine vermietete Eigentumswohnung. Im Mietvertrag war die Umlage der Nebenkosten nach der Wohnfläche vereinbart.  In der Betriebskostenabrechnung legte jedoch der Vermieter den gesamten Betrag aus dem Grundsteuerbescheid um, denn der Bescheid beruhte ja nur auf dieser Wohnung. Der Mieter war der Meinung, auch die Grundsteuer müsse nach dem vereinbarten Umlagemaßstab nach Wohnfläche umgelegt werden. Dem folgte der BGH.  Der Umlagemaßstab nach Wohnfläche gilt auch für die zu entrichtende Grundsteuer!
Das führt allerdings hier zu dem Ergebnis, dass die Betriebskosten des Sondereigentums im Verhältnis zur Fläche der gesamten Wohnanlage umgelegt werden dürfen!

4. Hausstrom

Nach einem Urteil des AG Leipzig ist der Hausstrom in der Betriebskostenabrechnung dann nicht umlagefähig, wenn in dieser Position auch nicht umlagefähige Kosten, wie der Strom einer Klingelanlage oder der Heizungssstrom abgerechnet werden. Ist das der Fall, handelt es sich um eine unzulässige Mischposition. Es bedarf dann der Erläuterung der Zusammensetzung der Position „Hausstrom“ in der Betriebskostenabrechnung, aus welchen Kostenpositionen sich der Strom zusammensetzt (AG Leipzig 14.09.07, Az. 163 C 496/07).

5. Fernüberwachung einer Heizungsanlage

Die Kosten der Fernüberwachung einer Fernwärmeheizungsanlage sind nicht als Betriebskosten umlegbar. Die Fernüberwachung der Heizungsanlage ist nicht zu deren Betrieb notwendig und bringt keinen Nutzen. Der Sache nach ist eine Fernüberwachung mit einer Sichtkontrolle der Heizungsanlage vergleichbar. Solche Kosten sind nicht als „Wartungskosten“ umlegbar und die Fernüberwachung ist auch nicht zum ordnungsgemäßen Betrieb der Heizungsanlage notwendig  (AG Leipzig 29.12.05 Az. 166 C 7899/04).

6. Gebäudereinigungskosten

Obliegt nach dem Mietvertrag dem Mieter die Reinigung der zur gemeinschaftlichen Nutzung bestimmten Einrichtungen, kann der Vermieter nicht einseitig eine Fachfirma damit beauftragen und die Kosten der Gebäudereinigung als Betriebskosten auf den Mieter umlegen (AG Leipzig 24.05.2018 Az. 168 C 5604/17).